Video-Vorlesungen, Online-Meetings und sonstige Konferenzen über die Anwendung „Zoom“
Als verantwortliche Stelle gem. Art. 4 Abs. 1 Nr. 7 möchten wir Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Video-Vorlesungen, Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonfe¬renzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA (Kalifornien) hat.
Verantwortlicher
Verantwortlich für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist die Getriebebau NORD GmbH & Co. KG, Getriebebau-Nord-Str. 1, 22941 Bargteheide.
Welche Daten werden verarbeitet?
Der Umfang der für die Nutzung der Anwendung erforderlichen Daten hängt davon, ab welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten werden in der Regel verarbeitet: Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden. Text-, Audio-und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.
Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“¬-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen, um den „Meeting-Raum“ zu betrete
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmern verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Die in „Online-Meeting“-Tools wie “Zoom” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Für Beschäftigte der Getriebebau NORD GmbH & Co. KG ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ Daten nicht für Datenverarbeitung erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Lehrveranstaltungen und anderen Online-Meetings in Zeiten des Verbots von Versammlungen. Für andere Teilnehmende an „Online-Meetings“ ist – soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden – Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit.f). Rechtsgrundlage im Falle einer Aufzeichnung ist die Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben,
sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Weitere Empfänger: Die „Zoom Video Communication Inc.“ erhält notwendiger-weise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungs¬vertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist. Eine Kenntnis von Inhalten, also Bild- und Tonmaterial, welches über die Anwendung geteilt wird, erhält der Anbieter nicht.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA, d.h. einem Drittland (außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO) erbracht wird. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag ge¬schlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Wir haben die Einsatzumgebung von Zoom konfiguriert, dass möglichst wenig Daten an Zoom gesendet werden. Es kann jedoch nicht gänzlich ausgeschlossen werden, dass Zoom auch außerhalb der EU/des EWR Zugriff auf personenbezogene Daten hat. Ein angemessenes Datenschutzniveau wird über den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO hergestellt.